К распорядительным документам относятся нормативно правовые акты организации: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. Руководитель организации наделяется правом издания распорядительных документов. Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица, работники.

Организационно-распорядительных документов. Прилагаемый к приказу или распоряжению документ, согласованный в ЕАСД, который утверждается.

N 2355р РАСПОРЯЖЕНИЕ О порядке работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД' В целях организации в аппарате управления ОАО 'РЖД' работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД': 1. Утвердить прилагаемый Временный регламент работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД' (ЕАСД). Начальникам департаментов и управлений, а также руководителям подразделений ОАО 'РЖД' - пользователей ЕАСД: а) организовать работу с документами в ЕАСД с даты внедрения в подразделении этой системы (с прекращением ведения делопроизводства в АС 'Документооборот'); б) установить постоянный контроль за поступлением в подразделение информации в ЕАСД для организации работы с документами в оперативном режиме; в) обеспечить соблюдение Временного регламента работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД' (ЕАСД). Вице-президентам, начальникам департаментов и управлений обеспечить с внедрением ЕАСД сокращение в аппарате управления ОАО 'РЖД' количества документов на бумажных носителях и ускорение их подготовки и согласования. Начальникам Департамента управления делами Ивашкину А.Г.

И Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В.: а) проанализировать по завершении внедрения ЕАСД во всех департаментах и управлениях результаты работы с документами в ЕАСД с учетом замечаний и предложений пользователей ЕАСД внести при необходимости коррективы в организацию функционирования этой системы с целью повышения оперативности и качества работы с документами; б) организовать совместно с Главным вычислительным центром работу по оказанию пользователям ЕАСД необходимой методологической помощи по эффективному использованию этой системы. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. Подготовить, исходя из результатов ведения делопроизводства в ЕАСД в 2008 году, предложения о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО 'Российские железные дороги'. Президент ОАО 'РЖД' В.И.Якунин УТВЕРЖДЕН распоряжением ОАО 'РЖД' от 14 декабря 2007 г.

N 2355р ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД' (ЕАСД) 1. Общие положения 1. Настоящий Регламент устанавливает временный порядок работы с документами в электронной форме в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО 'РЖД' (ЕАСД) в аппарате управления ОАО 'РЖД'. Настоящий Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, порядок обращения с которыми регламентируется соответствующими нормативными документами. Ответственными за организацию и соблюдение в подразделениях аппарата управления ОАО 'РЖД' (далее - подразделения) порядка работы с документами в ЕАСД, установленного настоящим Регламентом, являются руководители подразделений.

Каждый работник, рабочее место которого подключено к ЕАСД, может исходя из должностных обязанностей выполнять одну или несколько ролей в этой системе (руководитель, помощник, исполнитель, регистратор, контролер, экспедитор), которые администратор ЕАСД настраивает индивидуально. Если руководитель лично в ЕАСД не работает, администратор ЕАСД соответствующим образом настраивает систему на того пользователя (помощника, советника, секретаря, работника службы делопроизводства подразделения), который в этом случае будет работать с документами в системе. При работе в ЕАСД пользователь должен руководствоваться операционными инструкциями, в которых подробно изложены его действия в зависимости от роли (ролей) в этой системе. Инструкции размещены в ЕАСД в разделе 'Общие папки'.

Консультацию по вопросам работы в ЕАСД можно получить в Единой службе поддержки пользователей информационных систем (АСУ ЕСПП) по тел.2-09-09. Работники подразделения могут быть допущены к ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, если документ: адресован непосредственно данному подразделению и зарегистрирован этим подразделением; подготовлен данным подразделением; подписан руководителем данного подразделения; поступил в данное подразделение для исполнения согласно резолюции (поручению) или для контроля; подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение для ознакомления, согласования или утверждения. Требования Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО 'Российские железные дороги' (далее - Инструкция по делопроизводству) по вопросам подготовки и оформления документов, передачи в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) документов, подлежащих возврату, формирования дел для архивного хранения распространяются на работу с документами в ЕАСД. Регистрация документов 7.

Каждый документ регистрируется в ЕАСД только один раз. Регистрационный номер присваивается документу этой системой автоматически. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам ОАО 'РЖД', правлению ОАО 'РЖД', а также ОАО 'РЖД' без указания конкретного адресата, регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов 'Входящие' и порядкового номера их поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года (например, N ВХ-567).

Если в секретариат президента или вице-президента ОАО 'РЖД' поступил не зарегистрированный отделом документационного обеспечения входящий документ, он должен быть передан в этот отдел для регистрации или зарегистрирован секретариатом соответствующего вице-президента в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом. Входящие документы, адресованные подразделениям, регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник подразделения, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов 'Входящие', порядкового номера их поступления в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ВХ-567/ЦКИ). При регистрации в ЕАСД входящих документов (на бумажном носителе) производится их сканирование (создаются файлы документов). Для сканирования документов в подразделениях, подключенных к ЕАСД, устанавливаются сканеры (не более двух на подразделение). Документы, поступившие в электронной форме, регистрируются в ЕАСД без их распечатки.

На каждый регистрируемый входящий документ в ЕАСД создается регистрационная карточка (РК), содержащая основные реквизиты документа и отсканированный документ в виде файла. Ход исполнения документа отражается на вкладке РК, именуемой 'Иерархия'. Исходящие документы за подписью президента и вице-президентов ОАО 'РЖД' регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер документа за подписью президента и вице-президента ОАО 'РЖД' состоит из сокращенного обозначения потока документов 'Исходящие' и порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года (например, N ИСХ-937). Исходящие документы за подписью руководителей подразделений регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов 'Исходящие', порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ИСХ-567/ЦКИ).

Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы и другие организационно-распорядительные документы регистрируются в ЕАСД в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Докладные записки вице-президентов на имя президента ОАО 'РЖД' регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью вице-президента ОАО 'РЖД'. Докладные записки руководителей подразделений на имя президента (вице-президента) ОАО 'РЖД' регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью руководителя подразделения. Документы из подразделения в подразделение направляются только через ЕАСД.

Они должны иметь исходящий номер подразделения-инициатора и повторно, как входящий документ, не регистрируются. Работник отдела документационного обеспечения (службы делопроизводства подразделения), регистрирующий документы, после создания РК проставляет на подлиннике документа (если документ на бумажном носителе) регистрационный номер, присвоенный документу ЕАСД.